Sl. 

No. 

Items of expenditure 

Existing monetary limit up to which expenditure can be incurred by the Secretary 

Revised Monetary limit up to which expenditure can be incurred 

Reference to DFPRs 

Level 

Monetary Limit 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

1. 

INDENT, CONTRACT AND PURCHASES 

(i) If a contract extends over a period of time, the total value over the entire period of its currency shall be taken as the value for the purpose of applying the limit 

Up to Rs.5 Crores 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs.3 Crores 

Beyond Rs.3 Crores and up to Rs.5 Crores 

Rule 21 (a) 

(ii) Any negotiated or single tender contract (a limited or open tender which results in only one effective offer shall be treated as a single tender contract for this purpose)  

Up to Rs.1 Crore 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs.50 Lakhs 

Beyond Rs.50 Lakhs and up to Rs.1 Crore 

Rule 21 (b) 

(iii) Any indent for stores of a proprietary nature 

Up to Rs. 60 Lakhs 

MEMBER 

Full Powers 

Rule 21 (c) 

(iv) any purchase which has normally to be effected through the Central Purchasing Organisation, but which is proposed to be made direct on grounds of emergency 

Up to Rs. 50 Lakhs 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs.40 Lakhs 

Beyond Rs.40 Lakhs and up to Rs.50 Lakhs 

Rule 21 (e) 

2. 

PRINTING AND BINDING 

(ii) Where printing is executed through or with the approval of Director of Printing 

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers 

Sl. 14 of Schedule V 

(iii) Through private agencies 

To be resorted to only in exceptional  circumstances 

Full Powers 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs.10 Lakhs 

Beyond Rs.10 Lakhs 

Sl. 14 of Schedule V 

(IV) Petty printing and binding jobs executed locally through private agencies (To meet emergent and unforeseen requirements) 

Up to Rs.5 Lakhs 

MEMBER 

Up to Rs.5 Lakhs 

Sl. 14 of Schedule V 

(a)

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers 

Sl. 14 of Schedule V 

(b)

Rs.50,000 p.a. 

MEMBER 

Up to Rs.50,000 p.a. 

Sl. 14 of Schedule V 

3. 

PETTY WORKS AND REPAIRS 

(i) Execution of petty works and special repairs to  Government owned buildings, including sanitary fittings, water supply and electric installations in such buildings and repairs to such buildings 

Rs.5000 each case 

MEMBER 

Up to Rs.5000 each case 

Sl. 12 of Schedule V 

(ii) Repairs and alterations to hired and requisitioned buildings 

Rs.50,000 per annum non‐recurring 

Rs.5000 per annum recurring 

MEMBER 

Rs.50,000 per annum non‐recurring 

Rs.5000 per annum recurring  

Provisions of Rule 137, 142 and 152 of GFR, 1963 shall be observed 

4. 

MOTOR VEHICLES 

(i) Purchase 

Full Powers subject to the provisions contained at sl. no. 10 of Schedule‐V of DFPRs and orders issued by M.O.F. from time to time 

SECRETARY 

Full Powers subject to the provisions contained at sl. no. 10 of Schedule‐V of DFPRs and orders issued by M.O.F. from time to time 

Provisions of Rule 137, 142 and 152 of GFR, 1963 shall be observed 

(ii) Replacement 

Full Powers subject to certificate of condemnation being given by the competent authorities 

MEMBER 

Full Powers subject to certificate of condemnation being given by the competent authorities 

Provisions of Rule 137, 142 and 152 of GFR, 1963 shall be observed 

5. 

LOCAL PURCHASE OF PETTY STATIONERY STORES 

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers 

Sl. 21 (B) of Schedule‐V 

6. 

COMPUTERS 

(including personal computers) 

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers subject to provision contained in Sl. 26 (a) of Schedule‐V of DFPRs 

Sl. 26 (a) of Schedule‐V 

7. 

CONTINGENT EXPENDITURE 

(i) Recurring expenditure 

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers 

Schedule‐V 

(ii) Non‐recurring expenditure 

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers 

Schedule‐V 

8. 

MISCELLANEOUS EXPENDITURE 

(I) Entertainment, foundation stone laying ceremonies and opening of buildings 

Full Powers subject to general instructions issued by the Finance Ministry 

MEMBER 

Full Powers subject to general instructions issued by the Finance Ministry 

 Schedule‐VI 

9. 

WRITE OFF LOSSES 

The powers specified may be exercised provided that: 

(a)  The loss does not disclose a defect in rules or procedure, the amendment of which requires the orders of higher authority or Ministry of Finance 

(b) There has been any serious negligence on the part of any Government servant which may call for disciplinary action by a higher authority 

(i) Irrecoverable losses of stores or of public  money 

(a)

Rs. 20 Lakhs 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs. 10 Lakhs 

Beyond Rs. 10 Lakhs and up to Rs. 20 Lakhs 

Schedule‐VII 

(b)

Rs. 2 Lakhs 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs. 1 Lakh 

Beyond Rs. 1 Lakh and up to Rs. 2 Lakhs 

Schedule‐VII 

(ii) Loss of revenue or irrecoverable loans  and advances 

Rs. 50,000 

MEMBER 

Up to Rs. 50,000 

Schedule‐VII 

(iii) Deficiencies and depreciation in the  value of stores (other than a motor vehicle or motor cycle) included in the stock and other accounts 

Rs. 50,000 

MEMBER 

Up to Rs. 50,000 

Schedule‐VII 

(iv) Condemnation of motor vehicles and motor cycles 

Rs. 2 Lakhs subject to restrictions specified in the schedule 

Dy. Dir. Genl. 

MEMBER 

Up to Rs. 1 Lakh subject to the restrictions specified in the schedule

Beyond Rs. 1 Lakh and up to Rs. 2 Lakhs subject to the restrictions specified in the schedule

Schedule‐VII 

10. 

LAND 

Full Powers 

MEMBER 

Up to Rs. 5 Lakhs 

Beyond Rs. 5 Lakhs 

Subject to the conditions stipulated in sl. no. 8 of Schedule‐V and Rule 18 

11. 

EXPENDITURE ON SCHEMES OF PROJECTS 

(i) Sanction of plan schemes 

Up to Rs. 15 Crores 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs. 1.5 Crores 

Beyond Rs. 1.5 Crores and up to Rs. 15 Crores 

Subject to the conditions stipulated in Rule 18 

(ii) Sanction of non‐plan schemes 

Up to Rs. 5 Crores 

MEMBER 

SECRETARY 

Up to Rs. 2 Crores 

Beyond Rs. 2 Crores and up to Rs. 5 Crores 

Subject to the conditions stipulated in Rule 18 

12. 

RENT 

(Ordinary office accommodation and for residential and other purposes) 

Full Powers 

MEMBER 

Full Powers 

Subject to the conditions stipulated in Sl. No. 16 of Schedule‐V